RECORD RETENTION SCHEDULE

RECORD RETENTION SCHEDULE

pengertian Record Retention Schedule menurut FX Soedjadi adalah Suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalan rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihar distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yan perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana da dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperluka lagi.
Penggolongan records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan kepu-tusan, biaya yang harus dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apa yang harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (temporary storage), dan kapan records tersebut harus disimpan untuk selamanya (permanent storage) . Adapun penggolongan records menurut FX Sudjadi adalah sebagai berikut:
1. Records yang tidak penting (nonessential).
2. Records yang dapat dimanfaatkan (helpful).
3. Records yang penting (important).
4. Records yang sangat pentmg (vital).

1. Records yang tidak penting
Records yang tidak penting di sini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu. Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.

Yang biasa termasuk ke dalam records ini antara lain :
1. Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas.
2. Slip-slip surat pendaftaran pegawai.
3. Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi (misalnya pesta perkawinan, pe-resmian gedung dsb).
4. Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb ).
5. Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya.

2. Records yang tidak dimanfaatkan
Maksud records disini adalah records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa. Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untu mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut suda dapat dimusnahkan. Sedangkan yang termasuk ke dalam records ini adalah sebagai berikut :
a. Surat-surat undangan rapat.
b. Dokumen-dokumen yang bersifat periodik
c. Surat-surat keterangan ijin dan sakit.
d. Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya.

3. Records yang penting
Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan atau laporan-laporan ataupur dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka waktu yan^ relatif lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun. Records ini karena mempunyai usia pemakaian yang relatif lama maka records in harus dimasukkan ke dalam file yang telah disesuaikan dengan sistem yang dipakai dai memerlukan pemeriksaan yang terus-menerus atau secara kontinue. Penyimpanan records ini bisa dimasukkan ke dalam almari-almari atau file kabine yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yanj disimpan terjamin. Apabila records tersebut sudah melewati batas waktunya maka records tersebut bis£ dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang berwenang. Yang tergolong ke dalam records yang penting adalah :
a. Dokumen-dokeumen penjualan.
b. Laporan-laporan keuangan.
c. Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan.
d. Wesel-wesel tagih, dan sebagainya.

4. Records yang sangat penting.
Records inilah yang akan disimpan selama-lamanya samapai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya peru¬sahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau ins¬tansi tersebut. Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpanan yang permanen records-records tersebut harus melewati proses yaitu dimasukkan terlebih dahulu ke dalam tempat penyimpanan sementara baru kemudian sebelum dipindahkan ke tempat penyimpanan permanen reords yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen.

Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :
a. Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai.
b. Surat perjanjian kontrak.
c. Surat-surat asuransi.
d. Surat-surat keputusan.
e. Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan.
f. Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya.


SUMBER MATERI: DARI INTERNET
Alamat URL:http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodule/pengantar_organisas_dan_metode/bab7_record_record_retention_schedule.pdf

KETERAMPILAN MEMBACA

ketrampilan membaca

KETERAMPILAN MEMBACA
Kterampilan belajar yang pertama dan utama yang perlu dikuasai oleh setiap mahasiswa ialah membaca buku pelajaran dan berbagai sumber pengetahuan lainnya seperti misalnya ensiklopedia dan majalah ilmiah. Membaca adalah serangkaian kegiatan pikiran seseorang yang di lakukan dengan penuh perhatian untuk memahami sesuatu keterangan yang di sajikan kepada indera penglihatan dalam bentuk lambang huruf dan tanda lainnya, jadi membaca bukanlah kegiatan mata memandang serangkaian kalimat dalam bahan bacaan, melainkan terutama adalah kegiatan pikiran memahami suatu keterangan melalui indera penglihatan.
Membaca merupakan suatu kegiatan belajar mahasiswa yang paling banyak memakan waktu dan memerlukan pemikiran sepenuhnya. Dengan keterampilan membaca buku setiap mahasiswa akan dapat memasuki dunia keilmuan yang penuh pesona, memahami khazanah kearifan yang banyak hikmat, dan mengembangkan berbagai kepandaian lainnya yang amat berguna untuk kelak mencapai sukses dalam kehidupan. Kegiatan membaca yang dilakukan secara terampil akan membukakan jendela pengetahuan yang luas, gerbang kearifan yang dalam, dan lorong keahlian yang lebar dimasa depan.
Kegiatan membaca tidak dapat diganti dengan sesuatu kegiatan lainnya. Seseorang mahasiswa tidak mungkin lulus dari perguruan tinggi tanpa membaca buku. Ia mungkin saja dapat lulus dari 1-2 mata pelajaran hanya dengan menghapal kitab soal-jawaban. Tetapi, sudah pasti mahasiswa itu tidak akan menjadi seorang sarjana yang bermutu tinggi tanpa membaca sendiri dengan jerih payah puluhan buku dengan isi yang mencapai jutaan kata.
Keterampilan membaca tidak hanya amat diperlukan di perguruan tinggi saja, melainkan kelak telah selesai pendidikan tinggi dan bekerja dalam masyarakat juga masih diperlukan. Dalam kehidupan masyarakat seorang yang telah terlatih menjadi seorang pembaca yang efisien mempunyai berbagai keunggulan di bandingkan dengan orang kebanyakan, karena ia dapat membuat hidupnya kaya dengan pengetahuan, penuh arti, dan luas cakrawalanya. Seorang pembaca yang efisien menunjukan 4 ciri sebagai berikut:
1. Mempunyai kebiasaan membaca yang baik, misalnya memusatkan perhatian secara sungguh-sungguh ketika membaca (tidak sambil mendengar radio) atau duduk tegak pada meja belajar (tidak membaca sambil tiduran di atas sofa atau tiduran sambil membaca).
2. Membaca secara cepat.
3. Dapat menangkap dan memahami isi dari bahan bacaannya.
4. Seusai membaca dapat mengingat butir-butir gagasan utama dari bahan bacaannya.

PENGERTIAN FILING

FILING

PENGERTIAN FILING

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat – surat, catatan – catatan, perhitungan – perhitungan, grafik – grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat – tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan ?

dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan,pengembangan perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan organisasi.
Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu – waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.
FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu – waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.
FILING yang dibuat setepat – tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS
Papers tersebut antara lain :
- Surat pembayaran barang
- Surat penerimaan barang
- Surat hutang
- Surat asuransi
- Surat penjualan barang
- Surat pengiriman barang dll

PENYUSUNAN PAPERS KE DALAM FILE
Untuk menunjang keamanan penyimpanan papaers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya :

1. system penyusunan papers menurut abjad

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :

a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya
b. Masalah yang akan dibahas, topic yang dibicarakan
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topic ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topic atau nama yang lainya.

2. system penyusunan papers menurut subyek
Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal ini surta atau subyek pokoknya jadi tidak semata –mata abjadnya saja.

3. system penyusunan papers menurut nomor
Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file – file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian – bagian yang berbeda) dari masing – masing file yang dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan ini biasa digunakan untuk paper-papers seperti cek, wesel atau surat – surat berharga lainnya.

4. system penyusunan papers menurut daerah
File ini digunakan pada instansi atau perusahaan yang mempunyai kantor cabang.
Manfaat penggunaan system file ini yaitu dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja, oengahasilan , biaya perseorangan yang dibutuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5. system penyusunan papers menurut waktu
Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa system ini sangat ditunjang keberhasilannya dengan memakai system tabs.
Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.

PERKEMBANGAN PENYIMPANAN DATA
Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu – waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi.
Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyimpanan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik computer dimana dengan perkembangan teknologi computer maka sekarang dapat digunakannya mesin – mesin electronic data processing, pita suara, laser disc, compact disc dsb.
Ada batas – batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau diperlukan surat – surat tertentu kita masukkan kedalam suatu file.
Kebijaksanaan tersebut yaitu maslah bagaimana penerapan suatu system filing benar – benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papaers dapat kita pelajari dalam kebijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.

SUMBER : http://argienanlenka.blogdetik.com/2010/07/17/pengertian-filing/

komunikasi dalam organisasi

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Rangkuman serta tambahan pribadi
Berikut adalah fakta pentingnya komunikasi dalam Organisasi.
Di dalam Organisasi pasti terdiri lebih dari 1 orang yang menjalankan organisasi tersebut. Organisasi tidak akan jalan jika di antara orang – orang tidak bisa berkomunikasi satu sama lain. Logikanya bagaimana bisa seorang pemimpin organisasi menyampaikan tujuan terbentuknya organisasi tersebut pada anak buahnya jika tidak berkomunikasi ? bagaimana pemimpin organisasi bisa membagi tugas untuk masing – masing anak buahnya jika tidak berkomunikasi ? bagaimana orang – orang bermusyawarah membicarakan organisasinya jika tidak komunikasi ?
Mungkin beberapa pertanyaan diatas sudah cukup jelas membuktikan seberapa pentingya komuniasi dalam berorganisasi. Setiap orang harus bisa berkomunikasi dengan baik jika ingin organisasinya meningkat. Ada banyak orang yang mengelola organisasi, artinya setiap orang mempunyai tugas masing – masing, disamping itu setiap orang juga mempunyai informasi terhadap tugasnya masing – masing. Info dari masing – masing orang itulah yang sangat dibutuhkan dalam organisasi tersebut untuk disampaikan dengan saling berkomunikasi setiap elemenya, karena setiap info dari orang yang satu dengan yang lain saling berkesinambungan untuk memastikan jalannya organisasi tersebut.
Jika kita jabarkan mengenai ‘pentingnya’ atau ‘manfaatnya’ daripada komunikasi di dalam berorgasasi, maka kita tak perlu panjang lebar menjabarkannya, yang perlu kita sadari adalah Organisasi tidak akan jalan tanpa adanya komunikasi, jadi inti daripada organisasi tersebut selain gagasan ide dibuatnya organisasi adalah komunikasi. Sehingga kita tak perlu menyakan lagi pentingya dalam berorganisasi jika sudah tau dampaknya jika tidak ada komunikasi dalam berorganisasi.
Bentuk – Bentuk Komunikasi
• Komunikasi Langsung
Cara penyampaian secara langsung secara lesan, sehingga feedbacknya juga di terima secara langsung.
• Komunikasi tidak Langsung
Cara penyampaiannya tidak langsung dengan si penerima informasi, bisa saja menggunakan text tertulis atau dengan perantara orang lain dalam penyampaiannya.
• Komunikasi Horizontal
Cara komunikasi dengan tujuan menjalin hubungan baik dengan sesame karyawan maupun bertujuan untuk melakukan koordinasi kerjasama.
• Komunikasi Formal
Biasanya penyampaian komunikasi dari atasan ke bawahan, baik tertulis atau lesan. Jika laporan dari bawahan ke atasan biasa di sebut laporan
• Komunikasi Informal
Komunikasi informal bisa tersebar melalui kabar angin dari mulut ke mulut dan kebenarannya tidak dapat dipastikan.
Agar komunikasi dapat berjalan dengan lancer, dalam penyampaian berita kita harus :
1. Jelas Menggunakan bahasa yang baik dan benar serta tidak beribet.
2. Tepat Tepat sasaran dalam halo rang yang dituju dalam penyampaian informasi
3. Sasarana tujuan penyampaian informasi sebaiknya sama seperti yang di harapkan pengirim informasi
Meskipun terdapat banyak bahasa di Indonesia ini tetepai tetepa Ada bahasa persatuan agar semua orang dapat berkomunikasi antara satu dengan lain, hal ini digunakan dalam segala hal yang dapat memperlancar aktifitas sehari – hari.

SUMBER MATERI: DARI INTERNET
Alamat URL : http://coursemean.wordpress.com/2011/11/28/komuni