Tugas softskill 5

Wewenang dan Delegasi

Pengertian Wewenang, Kekuasaan dan Pengaruh

- Pengertian Wewenang
Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.Penggunaan wewenang secara bijaksana merupakan faktor kritis bagi efektevitas organisasi. peranan pokok wewenang dalam fungsi pengorganisasian, wewenang dan kekuasaan sebagai metoda formal, dimana manajer menggunakannya untuk mencapai tujuan individu maupun organisasi.Wewenang formal tersebut harus di dukung juga dengan dasar-dasar kekuasaan dan pengaruh informal. Manajer perlu menggunakan lebih dari wewenang resminya untuk mendapatkan kerjasama dengan bawahan mereka, selain juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan mereka.

- Pengertian Kekuasaan
Kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain untuk mencapai sesuatu dengan cara yang diinginkan. Studi tentang kekuasaan dan dampaknya merupakan hal yang penting dalam manajemen. Karena kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, maka mungkin sekali setiap interaksi dan hubungan sosial dalam suatu organisasi melibatkan penggunaan kekuasaan. Cara pengendalian unit organisasi dan individu di dalamnya berkaitan dengan penggunaan kekuasaan. Kekuasaan manager yang menginginkan peningkatan jumlah penjualan adalah kemampuan untuk meningkatkan penjualan itu. Kekuasaan melibatkan hubungan antara dua orang atau lebih. Dikatakan A mempunyai kekuasaan atas B, jika A dapat menyebabkan B melakukan sesuatu di mana B tidak ada pilihan kecuali melakukannya. Kekuasaan selalu melibatkan interaksi sosial antar beberapa pihak, lebih dari satu pihak. Dengan demikian seorang individu atau kelompok yang terisolasi tidak dapat memiliki kekuasaan karena kekuasaan harus dilaksanakan atau mempunyai potensi untuk dilaksanakan oleh orang lain atau kelompok lain.
Kekuasaan amat erat hubungannya dengan wewenang. Tetapi kedua konsep ini harus dibedakan. Kekuasaan melibatkan kekuatan dan paksaan, wewenang merupakan bagian dari kekuasaan yang cakupannya lebih sempit. Wewenang tidak menimbulkan implikasi kekuatan. Wewenang adalah kekuasaan formal yang dimiliki oleh seseorang karena posisi yang dipegang dalam organisasi. Jadi seorang bawahan harus mematuhi perintah manajernya karena posisi manajer tersebut telah memberikan wewenang untuk memerintah secara sah. 

 

Struktur Lini dan Staf

1. Lini/garis (line organization)
Suatu bentuk organisasi dimana kepala eksekutif (chief executive) dipandang sebagai sumber wewenang tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan

Sifat/ciri-ciri :
1. Organisasi kecil,
2. Jumlah pegawai sedikit,
3. Pemilik biasanya menjadi pemimpin tertinggi dalam organisasi,
4. Hubungan kerja bersifat langsung (face to face relationship),
5. Spesialisasi yang dibutuhkan rendah,
6. Anggota organisasi saling kenal mengenal,
7. Tujuan sederhana,
8. Alat-alat sederhana,
9. Struktur organisasi sederhana,
10. Produksi yang dihasilkan belum beraneka ragam,
11. Pimpinan organisasi seorang tunggal,
12. Garis komando ke bawah kuat,

2. Organisasi staf (staff organisazition)
Adalah suatu organisasi yang mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan dan mempunyai fungsi memberikan bantuan, baik berupa pemikiran maupun bantuan yang lain demi kelancaran tugas pimpinan dalam mencapai tujuan secara keseluruhan (tidak mempunyai garis komando ke bawah/ke daerah-daerah). Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yany tugasnya memberi nasehat dan saran dalam bidang kepada pemimpin dalam organisasi.
Ciri-ciri organisasi lini dan staf:
a. Organisasi besar dan kompleks
b. Jumlah karyawannya banyak
c. Hubungan kerja yang bersifat langsung tidak mungkin lagi bagi seluruh anggota organisasi
d. Terdapat dua kelompok besar manusia di dalam organisasi: 1) Line Personal; 2) staff personal yang melaksanakan fungsi-fungsi staf (staff function)
e. Spesialisasi yang beranekaragam diperlukan dan dipergunakan secara
maksimal

3. Organisasi fungsional (fuctional organization)
Organisasi Fungsional adalah organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, misalnya fungsi produksi, keuangan, administrasi dn lain-lain. Dalam organisasi ini seorang tenaga pengajar tidak hanya bertanggung jawab kepada satu atasa saja. Pada organisasi ini pemimpin berhak memerintahkan semua para tenaga pengajar/para karyawannya, selama masih dalam hubungan pekerjaan.

Sifat/ciri-ciri :
Ciri-ciri organisasi fungsional adalah sebagai berikut :
1. Organisasi kecil
2. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staff ahli
3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
4. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
5. Pengawasan dilakukan secara ketat
6. Tidak menjamin adanya kesatuan perintah
7. Hemat waktu karena mengerjakan pekerjaan yang sama. 

 

sumber: http://muhammadkhadapi.blogspot.com/2010/12/struktur-lini-dan-staf.html

 

Wewenang lini, staf dan fungsional

1. Wewenang lini, adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.
2. Wewenang staf, adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :

1. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja
2. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.
3. Punya semangat kerja sama yang ramah
4. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.
5. Kesederhanaan
6. Kemauan baik dan optimis

Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya
administrasi struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas. yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Wewenang staf Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia yang tinggi, Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditujuk yaitu:

1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

3. wewenang staf fungsional, adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.

Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi:

1. Memahami komunikasi tersebut
2. tidak menyimpang dari tujuan organisasi
3. tidak bertentangan dengan kepeningan pribadi
4. Mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya

Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya.

1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi 2 yaitu:

1. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
2. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.

2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility) yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
3. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.

Menurut sumber wewenang dibagi menjadi:

1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.

4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.

Keluasan wewenang dan kekuasaan. Semua anggota organisasi mempunyai peraturan, kode etik, atau batasan-atasan tertentu pada wewenang, seprti yang ditunjukan dibawah ini:

Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang dan kekuasaan:

1. Internal:

1. Anggaran (Budget)
2. kebijaksanaan, peraturan, dan prosedur
3. Deskripsi jabatan
4. Anggaran dasar dan anggaran rumah tangga organisasi

2. Ekstern:

1. Udangan dan peraturan-peraturan pemerintah

2. Perjanjian kerja kolektif

1. Perjanjian dengan dealer, supplier, dan pelanggan
   sumber: ekacyliiaa.blogspot.com/.../wewenang-lini-staf-dan-fungsional.html
   Delegasi Wewenang
   Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.
   Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melalukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai T. Hani Handoko membagi wewenang dalam dua sumber, yaitu teori formal ( pandangan klasik ) dan teori penerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkan teori penerimaan ( acceptance theory of authority ) wewenang timbul hanya bila hal diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung pada penerima ( reciver ).
   Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi :
   1. Memahami kominikasi tersebut
   2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi
   3. tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi
   4. mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.
   Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya.
   1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
   a. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
   b. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
   Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
   1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
   2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
   3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
   4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
   5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
   6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
   2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
   3. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik. 
   Sentralisasi Dan Desentralisasi
   Sentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas, sedangkan desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau kepala cabang dan lain sebagainya.
   Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara cepat dan tepat. Ada faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi yaitu :
   1. Filsafat manajemen
   2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi
   3. Startegi dan lingkungan organisasi
   4. Penyebaran geografis organisasi
   5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif
   6. Keanekaragaman produk dan jasa
   7. Karakteristik organisasi lainnya.
   8. Kualitas manajer
   Personalia 
   Penyusunan Personalia 
   Proses Penyusunan Personalia
   Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal yaitu semua faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi dan lingkungan internal yaitu semua factor di dalam organisasi.
   Proses penyusunan personalia terdiri atas :
   1. Perencanaan sumber daya manusia
   2. Penarikan tenaga kerja
   3. Penyeleksian tenaga kerja
   4. Pengenalan dan orientasi organisasi
   5. Latihan dan pengembangan karyawan
   6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan
   7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
   8. Perencanaan dan pengembangan karier.
   sumber:http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-organisasi.html
   Pendekatan-pendekatan studi Kepemimpinan
    Untuk mempelajari kepemimpinan menggunakan tiga pendekatan. Pendekatan pertama bahwa kepemimpinan itu tumbuh dari bakat, kedua kepemimpinan tumbuh dari perilaku. Kedua pendekatan diatas berasumsi bahwa seseorang yang memiliki bakat yang cocok atau memperlihatkan perilaku yang sesuai akan muncul sebagai pemimpin dalam situasi kelompok ( organisasi ) apapun yang ia masuki. Pendekatan yang ketiga bersandar pada pandangan situasi ( situasionar perspective ) pandangan ini berasumsi bahwa kondisi yang menentukan efektifitas pemimpin. Efektifitas pemimpin bervareasi menurut situasi tugas yang harus diselesaikan, keterampilan dan pengharapan bawahan lingkungan organisasi dan pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan. Dalam situasi yang berbeda prestasi seorang pemimpin berbeda pula, mungkin lebih baik atau lebih buruk. Pendekatan ini memunculkan pendekatan kontingensi yang menentukan efektifitas situasi gaya pemimpin.
   Pendekatan Sifat-Sifat Kepemimpinan
   Kelompok pertama yang bermaksud menjelaskan tentang aspek kepemimpinan yaitu para teoritis kesifatan. Bahwa pemimpin mempunyai sifat dan cirri tertentu.
   Untuk mengenali karakteristik atau ciri pribadi dari para pemimpin, para psikolog mengadakan penelitian. Mereka berpandangan bahwa pemimpin ini dilahirkan bukan dibuat. Secara alamiah bahwa orang yang mempunyai sifat kepemimpinan adalah orang yang lebih agresif. Lebih tegas, dan lebih pandai berbicara dengan orang lain serta lebih mampu dan cepat mengambil keputusan yang akurat. Pandangan ini mempunyai implikasi bahwa jika ciri kepemimpinan dapat dikenali. Maka organisasi akan jauh lebih canggih dalam memilih pemimpin. Hanya orang-orang yang memiliki ciri-ciri kepemimpinan sajalah yang akan menjadi manajer, pejabat dan kedudukan lainnya yang tinggi.
   Ukuran dalam pencarian ciri kepemimpinan menggunakan dua pendekatan 1) membandingkan bawahan dengan pemimpin 2) membandingkan ciri pemimpin yang efektif dengan yang tidak efektif.
   Pendekatan prilaku kepemimpinan
   1. Fungsi-fungsi Kepemimpinan
   Perilaku pemimpin mempunyai dua aspek yaitu fungsi kepemimpinan (style leadership). Aspek yang pertama yaitu fungsi-fungsi kepemimpinan menekankan pada fungsi-fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar berjalan efektif, seseorang harus melakukan dua fungsi utama yaitu : 1) fungsi yang berkaitan dengan pemecahan masalah dan 2) fungsi-fungsi pemeliharaan (pemecahan masalah sosial). Pada fungsi yang pertama meliputi pemberian saran pemesahan dan menawarkan informasi dan pendapat. Sedangkan pada fungsi pemeliharaan kelompok meliputi menyetujui atau memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih lancar.
   2. Gaya-gaya Kepemimpinan
   Pada pendekatan yang kedua memusatkan perhatian pada gaya kepemimpinan. Gaya kepemimpinan meliputi 1) Gaya dengan orientasi tugas dan 1) Gaya berorientasi dengan karyawan. Pada gaya yang pertama pemimpin mengarahkan dan mengawasi melalui tugas-tugas yang diberikan kepada bawahannya secara tertutup, pada gaya ini lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan. Sedangkan gaya yang berorientasi pada karyawan lebih memperhatikan motivasi daripada mengawasi, disini karyawan diajak untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan melalui tugas-tugas yang diberikan.
   sumber: http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-kepemimpinan.html
   Perubahan dan Pengembangan Organisasi
   
   
   kekuatan penyebab perubahan :
   
   
   1)     Kekuatan exterrnal:
   Perubahan organisasi terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variable eksternal seperti system politik, ekonomi, teknologi, pasar, dan nilai-nilai. Kenaikan biaya dan kelangkaan berbagai SDA, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan adalah beberapa contoh factor-faktor lingkungan yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun langgganan dalam tahun-tahun terakhir. Berbagai kekuatan eksternal dari kemajuan teknologi sampai kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode operasinya.
   
   
   2)      Kekuatan-kekuatan internal:
   Kekuatan-kekuatan pengubah internal merupakan hasil dari factor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru serta sikap dan perilaku para karyawan. Sikap dan ketidak puasan karyawan seperti ditunjukkan dalam tingkat perputaran atau pemogokan, dapat menyebabkan berbagai perubahan dalam kebijaksanaan dan praktek manajemen
   
   
   Cara-cara penanganan perubahan
    

   Ada banyak cara untuk memahami perubahan. Namun yang lebih penting daripada metode memahami perubahan, lebih baik kita memiliki suatu alat yang dapat dijadikan pegangan sederhana dalam menangani perubahan dan menentukan sikap yang seharusnya.

   Salah satu alat yang bermanfaat adalah Model Kuadran Perubahan. Alat ini cukup populer untuk digunakan dalam mengelola suatu perubahan organisasi.atau komunitas. Alat ini juga berguna untuk menentukan pemeran-pemeran perubahan, lingkup perubahan dan timing yang cocok sehingga keberhasilan dapat terjadi.

   Model ini mulai dengan memahami bahwa ada dua jenis organisasi. Jenis pertama adalah organisasi yang hangat dan jenis yang kedua adalah organisasi yang dingin. Suatu organisasi yang hangat memiliki norma-norma yang hidup di dalam hampir seluruh personilnya dan dalam iklim hubungan antar manusianya. Organisasi ini memiliki suatu pemahaman bersama mengenai arah organisasi ini. Sebagian besar orang melakukan tugas dan menunjukkan kinerja tinggi karena motivasi dalam diri mereka.

   Sebaliknya, organisasi yang dingin adalah suatu organisasi dimana aturan-aturan, sistem, struktur dan prosedur menentukan arah organisasi sehingga tekanan pada pengendalian dan koordinasi sangat tinggi untuk mencapai tujuan-tujuannya. Dalam organisasi ini kecil sekali dorongan dalam tiap-tiap pribadi yang terlibat untuk mencapai kinerja yang tinggi.
    
   Penolakan terhadap perubahan
    

   Ada 3 sumber umum penolakan terhadap perubahan:

   ·         Ketidakpastian tentang akibat dan pengaruh perubahan.

   ·         Ketidak pastian untuk melepas keuntungankadang-kadang para anggota organisasi menolak perubahan

   ·         Pengetahua  kelemahan-kelemahan dalam perubhan yang diusulkan kadang-kadang para anggota organisasi akan menolak perubahan karena mereka mengetahui adanya maslah-masalah potensial yang di perhatikan oleh para pengusul.
   
   
   Proses Pengelolaan Perubahan
    

   Peoses Pengelolaan Perubahan Proses perubahan harus mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai kualifikasi organisasi. Pertama ada retribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua retribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.

   Proses perubahan meliputi enam tahapan :

   ·         Tekanan dan desakan. Proses mulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan, biasanya disebabkan berbagai masalah yang berarti, seperti penurunan pejualan atau penurunan laba secara tajam.

   
   

   ·         Intervensi dan reorientasi. Konsultan atau pengantar perubahan dari luar sering digunakan untuk merumuskan masalah dan memulai proses dengan membuat para organisasi untuk memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut.

   
   

   
   

   ·         Diagnosa dan pengenalan masalah. Informasi dikumpulkan

   
   

   ·         dianalisa oleh pengantar perubahan dan manajemen.

   
   

   
   

   ·         Penemuan dan komitmen pada penyelesaian. Pengantar perubahan hendaknya merangsang pemikiran dan mencoba untuk menghindari penggunaan metode metode lama yang sama. Penyelesaian – penyelesaian diketemukan melalui pengembangan secara kreatif, alternatif – alternatif baru dan masuk akal.

   
   

   ·         Percobaan dan pencarian hasil – hasil. Penyelesaian – penyelesaian pada tahap empat biasanya diuji dalam program – program percobaan berkala dan hasil – hasilnya dianalisis.

    

    Berbagai pendekatan perubahan organisasi

    Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi dan atau orang-orangnya.
   Pendekatan Struktur
   Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :
   Pertama melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik. Pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang manajemen, deskripsi jabatan dan sebagainya.
   Kedua desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memutuskan perhatian pada kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja. Ketiga modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan cenderung memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.
   
   
   Pendekatan Teknologi
   Untuk mremperbaiki prestasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya perubahan yang dilakukan ternyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi. Hal ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para anggota organisasi akibanya terjadi penurunan produktifitas lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.
   
   Pendekatan Orang
   Pendekatan orang bermaksud untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan pada keterampilan sikap, prsepsi dan pengharapan mereka, sehingga dapat melaksanakan tugas dengan efektif. 

    

    Konsep pengembangan Organisasi

    Salah satu teknik pengembangan Organisasi adalah Grid OD yang didasarkan atas kisi-kisi manajerial. R. Blake dan J. Mouton mengidentifikasikan berbagai kombinasi perhatian terhadap produk dan orang. Enam tahap yang perlu diperhatikan dari program Grid OD yaitu :
   1. Latihan
   2. Pengembangan tim
   3. Pengembangan antar kelompok
   4. Penetapan tujuan organisasi
   5. Pencapaian tujuan
   6. Stabilitas.

    

   sumber:

   www.sabda.org/lead/_pdf/menangani_perubahan_wb.pdf

   http://www.makalahmanajemen.com/2010/08/manajemen-perubahan-dan-pengembangan.html

    

    Dasar-dasar Proses Pengawasan

    

    

   pengertian pengawasan:

   Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan.

    Tipe-tipe Pengawasan

    

   Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :

   1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
   2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
   3. Pengawasan Feed Back (feed back control)

    

   Tahap-tahap Proses Pengawasan

   Tahap Proses Pengawasan :

   1. Tahap Penetapan Standar

   Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

   a. standar phisik

   b. standar moneter

   c. standar waktu

   2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

   Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

   3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

   Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

   4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

   Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

   5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

   Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

   
   

   Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

   1. Menetapkan Standar

   Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.

   b. Mengukur Kinerja

   Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang  dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.

   c. Memperbaiki Penyimpangan

   Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

   
   

   Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:

   1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
   2. Mengukur pelaksanaan
   3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
   4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

   
   

   Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:

   1. mengukur hasil pekerjaan,
   2. membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan),
   3. mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.

   Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:

   1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
   2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
   3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.

   
   

   Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan.

   • Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)

   Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.

   • Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

   Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.

   • Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan
   • Pengambilan tindakan koreksi

   Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan­-penyimpangan yang terjadi.

    

     Pentingnya Pengawasan

    

   Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

   Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

   • Perubahan lingkungan organisasi

   Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

   • Peningkatan kompleksitas organisasi

   Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

   • Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

   Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

   
   

   • Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

               Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.

   • Komunikasi
   • Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

   Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

    

     Perancangan Proses Pengawasan

    

   Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:

   1. Merumuskan hasil yang di inginkan

               Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.

   2. Menetapkan penunjuk hasil

   Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:

   • Pengukuran input
   • Hasil pada tahap awal
   • Gejala yang dihadapi
   • Kondisi perubahan yang diasumsikan
   1. Menetapkan standar penunjuk dan hasil

   Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.

   4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

   Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.

   5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

   
   

   Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.

   Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.

   Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.

    

   Bidang-bidang Pengawasan Strategik

    

   Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :

   • Transaksi Keuangan

   • Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
   • Manajemen Kas (Cash Management)
   • Pengelolaan Biaya (Cost Control)

   
   

   • Hubungan Manajer dan Bawahan

   Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.

   Operasi-operasi Produktif.

   
   

   sumber:

   http://www.anakciremai.com/?cx=partner-pub-2013692070141448%3Ai70eq0-opgh&cof=FORID%3A9&ie=ISO-8859-1&q=makalah+tentang+dasar-dasar+prose+pengawasan&sa=Cari+Makalah+Anakciremai&siteurl=www.anakciremai.com%2F#1121

   http://itjen-depdagri.go.id/?pilih=news&mod=yes&aksi=lihat&id=25

   
   

   Alat Bantu Pengawasan Manajerial

    

   Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah:
   1.Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
   2.Management Information System (MIS)
   3.Analisa Rasio
   4.Penganggaran 

    

    Management By Exception (MBE)

    Pengertian Management By Exception (MBE)
   
   MBE adalah suatu kemampuan dasar yang disediaakan oleh sistem informatika yang berbasis komputer yang memikul sebagian tanggungjawab dalam pengendalian sistem fisik maka waktu yang dimiliki manajer dapat digunakan secara efektif.
   
   Pada Management By Exception (MBE) seorang manajer untuk dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggungjawabnya harus didukung oleh tersedianya :
   1) Informasi mengenai apa yang telah dan sedang dicapai pada unit kerjanya.
   2) Standar kinerja yang dapat menunjukkan apa yang harus dicapai oleh unit kerjanya.
   
   Standar yang dikombinasikan dengan output informasi misalnya laporan penjualan maka memungkinkan terjadinya Management By Exception. MBE adalah gaya atau tindakan yang dilakukan manajer apabila terjadi letidalsesuaian antara Kinerja Aktual( apa yang telah dan sedang dicapai ) dengan Standar Kinerja ( apa yang harus dicapai).
   
   Contoh :
   Ω Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good dalam sehari harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus. Karena suatu waktu dimana saat kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal Real Good meningkat drastis menjadi 94.000 bungkus hari itu. Maka saatnya MBE beraksi. Manajer memikirkan dan mengambil keputusan yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi.
   Ω Keputusan yang dapat diambil antara lain:
   - Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan stock.
   - Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang terjangkau.
   - Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau sampel.
   
   Dalam mengmbil keputusan manajer harus diperhitungkan :
   1. manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara normal
   2. keputusan dapat lebih terfokus pada hal hal yang lebih memerlukan perhatian.
   3. perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal hal yang berjalan 

    

   sumber: http://rendyrencil.blogspot.com/2010/11/management-by-exception.html

   
   

   Management Information System (MIS)

   management information system (MIS) provides information needed to manage organizations efficiently and effectively.^[1] Management information systems involve three primary resources: people, technology, and information. Management information systems are distinct from other information systems in that they are used to analyze operational activities in the organization.^[2] Academically, the term is commonly used to refer to the group of information management methods tied to the automation or support of human decision making, e.g. decision support systems, expert systems, and executive information systems.

    

   sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/Management_information_system

   
   

   Karakteristik-karakteristik Pengawasan yang efektif.

    Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
   • Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
   • Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
   • Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
   • Adanya pengujian pendahuluan
   • Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
   Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
   • Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
   • Tepat waktu dalam pemakainya
   • Menekan biaya secara efektif
   • System yang digunakan harus tepat dan akurat
   • Dapat diterima oleh yang bersangkutan 

    

   sumber: http://safarseptianto91.blogspot.com/2011/01/karakteristik-karakteristik-pengawasan.html